Analisi dell'organizzazione aziendale

Le organizzazioni, a prescindere dal settore in cui operano, necessitano di una periodica analisi interna per comprendere punti di forza, aree di miglioramento e potenzialità di sviluppo. In questo articolo presentiamo la metodologia basata su l’approccio user-centered e su tecniche di mappatura dei processi, ispirata a un progetto di riorganizzazione condotto presso un’azienda (qui chiamata “Azienda X”) che ha consentito di ottenere una visione chiara della struttura esistente e definire una strategia di miglioramento.

Definizione degli obiettivi e Discovery 🔍

La prima fase di qualsiasi progetto di riorganizzazione è la definizione degli obiettivi, ovvero chiarire il “perché” dell’analisi. Prima di procedere con interviste ai dipendenti e raccolta dati, è fondamentale allineare tutti gli stakeholder interni sugli elementi chiave da indagare: la struttura organizzativa, i processi primari e di supporto, i flussi informativi e la coerenza con la strategia aziendale.

Nella metodologia utilizzata da Azienda X, questa fase si è concretizzata in:

1. Allineamento con la direzione: raccolta dei principali obiettivi di business e delle esigenze di miglioramento.

2. Roadmap preliminare: definizione delle tempistiche e delle tappe chiave per la raccolta e l’analisi dei dati.

Questa fase, nota anche come Discovery, permette di chiarire a tutti i partecipanti il perimetro del progetto e i risultati attesi.

Raccolta dei dati e Design Thinking 📊

Una volta definiti gli obiettivi, si passa alla raccolta dei dati. Nel caso di Azienda X, è stato scelto un approccio basato in parte sul Design Thinking, che mette in primo piano le persone coinvolte (dipendenti, clienti, partner) e si articola in diverse fasi, tra cui:

• Empathize: interviste e workshop per capire necessità, punti dolenti e percezioni delle diverse aree aziendali.

• Define: analisi delle informazioni emerse per identificare le problematiche chiave.

• Ideate: brainstorming e prime ipotesi di soluzione, create sulla base degli insight raccolti.

Parallelamente, i dati sono stati arricchiti da documentazione interna, come report, presentazioni, procedure e, dove possibile, da feedback diretti di clienti o partner. Questa fase ha fornito sia informazioni quantitative (ad esempio il numero di progetti in corso, carichi di lavoro, ecc.) sia elementi qualitativi (criticità percepite, aspettative delle risorse, cultura organizzativa).

Mappatura e analisi dei processi (AS-IS) 🔀

Una volta raccolti tutti i dati, si procede alla mappatura dei processi per descrivere con precisione come l’azienda crea valore, quali aree funzionali sono coinvolte e in che modo interagiscono. La mappatura spesso distingue due grandi categorie:

1. Processi primari, direttamente legati al core business (vendita, produzione/erogazione servizi, relazione con il cliente).

2. Processi di supporto, che forniscono risorse e strumenti interni (amministrazione, HR, IT interno, ecc.).

Per chiarire ruoli e responsabilità si può utilizzare la matrice RACI, che assegna a ogni processo chi è Responsabile (R), chi Approva (A), chi deve essere Consultato (C) e chi soltanto Informato (I). Questo strumento è utile per ridurre ambiguità e sovrapposizioni.

Durante l’analisi AS-IS si individuano:

• Elementi distintivi: punti di forza, aspetti in cui l’organizzazione eccelle.

• Aree di miglioramento: inefficienze, flussi di comunicazione deboli, mancata condivisione di informazioni tra reparti, eventuale assenza di figure chiave (es. Project Manager).

L’esame delle criticità, se ben condotto, fa emergere nodi organizzativi (ad esempio, la frammentazione della comunicazione tra reparti) e opportunità (come un maggiore utilizzo di tool digitali o l’introduzione di procedure standard).

Sintesi e proposte di miglioramento 💎

Sulla base delle evidenze, la fase conclusiva è dedicata all’elaborazione di soluzioni strategiche. È il momento di rispondere alle domande: “Come possiamo risolvere i problemi emersi? Quali interventi prioritari devono essere messi in atto?”.

Le proposte di miglioramento possono includere:

• Formalizzazione di ruoli e responsabilità: inserendo figure come il Project Manager o potenziando determinate aree.

• Razionalizzazione dei processi: standardizzando attività, riducendo la complessità burocratica e istituendo momenti di scambio informativo.

• Piani di formazione: per colmare gap di competenze o diffondere buone pratiche.

• Introduzione di strumenti digitali: CRM, piattaforme di project management, repository condivisi per la gestione di documenti e flussi di lavoro.

• Ridefinizione dell’offerta: se l’analisi riguarda anche la parte commerciale, si valutano formule “consulenziali” più articolate oppure pacchetti “pronti all’uso”.

Uno dei punti-chiave dell’analisi di Azienda X è stata l’importanza di una comunicazione interna costante e trasparente, anche tramite report o momenti periodici di allineamento, per coinvolgere le risorse e favorire un clima di collaborazione.

Risultato 🎯

L’analisi della struttura organizzativa è un processo che richiede metodo, strumenti adeguati e attenzione alle persone. Dalla fase di Discovery alla mappatura dei processi, fino alle proposte di miglioramento, ogni step contribuisce a costruire una visione complessiva delle dinamiche aziendali e a individuare strategie d’azione concrete.

La metodologia descritta, fondata su interviste, workshop, analisi dei dati e strumenti come la matrice RACI, permette di passare da una percezione frammentaria delle criticità a un piano di intervento strutturato, favorendo l’allineamento interno e ponendo le basi per la crescita futura. Sebbene ogni contesto presenti sfide peculiari, i principi cardine restano invariati: ascolto, chiarezza degli obiettivi, mappatura accurata e coinvolgimento attivo delle risorse.

Nel caso di Azienda X, l’esito finale è stato duplice: da un lato, una riorganizzazione che ha ottimizzato i processi e migliorato la collaborazione tra i diversi reparti; dall’altro, una maggiore consapevolezza del proprio potenziale di innovazione, divenuto motore di ulteriori progetti di sviluppo. La formalizzazione di ruoli chiave e l’introduzione di strumenti digitali più avanzati hanno concretamente diminuito i tempi di risposta ai clienti, ridotto i costi dovuti alle inefficienze e valorizzato competenze interne sinora poco sfruttate. Inoltre, la nuova organizzazione ha permesso all'Azienda X di strutturare percorsi formativi mirati, creando un clima di fiducia e partecipazione che sostiene il cambiamento e motiva le persone a ricercare soluzioni sempre più performanti. Con processi più snelli e un flusso informativo trasparente, l’azienda è stata in grado di proporre al mercato nuovi servizi e di rafforzare la propria posizione competitiva, aprendo opportunità di partnership con realtà esterne interessate a questa evoluzione organizzativa.