Come Ottimizzare i Processi Aziendali delle PMI con il Business Process Reengineering

Un mercato in costante evoluzione pone continuamente nuove sfide alle aziende, indipendentemente dalla loro dimensione; ed è per questo che le PMI, per restare competitive, devono saper adattare rapidamente e continuamente le proprie strutture e i propri processi.

Cos’è il Business Process Reengineering?

Dalla complessità di saper interpretare il mercato deriva il Business Process Reengineering (BPR), ovvero l’attività di ottimizzazione dei processi aziendali volta a: aumentare l’efficienza operativa, migliorare la qualità del prodotto o del servizio e ridurre i costi aziendali.

Ottimizzare i processi aziendali, può prevedere sia la revisione radicale e completa dei processi, sia l’ottimizzazione mirata di specifiche attività o procedure. Business Process Reengineering non implica necessariamente una crisi aziandale o la necessità di un turnaround: al contrario, è una pratica che può essere attuata proattivamente per garantire che l’impresa resti efficiente, agile e competitiva nel tempo.

Quando è necessario il BPR per una PMI?

Tra gli elementi che dovrebbero suggerire alle aziende l’avvio di un progetto di riorganizzazione aziendale si riscontrano:

• Inefficienze produttive: quando le risorse sembrano sempre insufficienti o sprecate, oppure i processi appaiono lunghi, costosi e ripetitivi.

• Riduzione della marginalità: quando aumentano i costi operativi a fronte di un margine sui prodotti o servizi in calo.

• Difficoltà nel soddisfare le esigenze del cliente: quando si manifesta una diminuzione della soddisfazione della clientela o difficoltà a comprendere esattamente il proprio mercato di riferimento.

• Crescita stagnante o incapacità di individuare nuovi mercati: quando l'azienda sembra aver raggiunto un tetto massimo nelle vendite o incontra difficoltà nell’espandersi verso segmenti di clientela diversi da quelli tradizionali.

Come realizzare un progetto di riorganizzazione dei processi aziendali (BPR)?

Analisi e mappatura dei processi attuali (AS-IS)

Preliminarmente è fondamentale identificare chiaramente e descrivere i processi aziendali attuali (scenario “AS-IS”) permette di individuare rapidamente inefficienze, colli di bottiglia e attività non strategiche.

Identificazione delle inefficienze e definizione degli obiettivi

Dopo la mappatura, bisogna individuare quali attività aggiungono poco o nessun valore e definire chiaramente cosa l’impresa desidera ottenere dal processo di reengineering.

Ridisegno dei processi (TO-BE)

Questa fase è il cuore del BPR, in cui è necessario ripensare e riprogettare i flussi di lavoro (scenario “TO-BE”), viene condotta inaccordo con i datapoint che supportano il raggiungimento degli obiettivi aziendali e al fine di eliminare i passaggi ridondanti, le efficienza e aumentando la flessibilità operativa.

Change Management

L’implementazione dei nuovi processi rappresenta spesso la fase più delicata. È in questo contesto che si parla di “change management”, ovvero l’attività di comunicazione ed educazione verso il personale, delle nuove modalità operative.

Monitoraggio dei risultati

Dopo l’implementazione sarà necessario monitorare continuamente i risultati, adattando eventuali elementi che mostrano ancora delle criticità e assicurandosi di mantenere il miglioramento continuo.

Quali sono i possibili benefici del BPR?

L’attività di riorganizzazione e ottimizzazione dei processi aziendali (BPR) rappresenta un’occasione concreta e strategica per tutte le PMI che si trovano in un momento critico o che desiderano fare un salto di qualità. Imbarcarsi in un progetto simile consente all’azienda una:

• Significativa riduzione dei costi operativi – riduzione degli sprechi di tempo e risorse, eliminazione di attività non strategiche e razionalizzazione delle procedure.

• Maggiore qualità del prodotto/servizio finalizzata all’espansione di mercato – migliorando la qualità percepita del proprio prodotto o servizio è possibile identificare nuove opportunità di business, individuare meglio il target market e raggiungere segmenti di clientela precedentemente trascurati.

• Maggiore chiarezza organizzativa – ruoli, mansioni e procedure saranno più chiari, permettendo così un ambiente di lavoro più efficiente, con meno sovrapposizioni e maggior cooperazione interna.